Ser safo no trabalho

 

A tecnologia aumentou a quantidade e a velocidade das informações nos locais de trabalho, mas exige dos profissionais respostas precisas e diretas, que nem sempre estão aptos a dar

As redes sociais, as mensagens eletrônicas e o bate-papo on-line têm dado novos horizontes ao trabalho contemporâneo, mas cobram um preço alto: tornam mais evidentes as fragilidades de comunicação dos profissionais do mercado. É preciso saber como e quando falar com colegas de trabalho, superiores hierárquicos, clientes e fornecedores – e isso nem sempre é de conhecimento tácito dos brasileiros.

O acesso às tecnologias e a habilidade de usar as ferramentas não garantem que os trabalhadores saibam usá-las de forma eficiente dentro do universo empresarial.

Especialistas consultados por Língua nas próximas páginas mostram as armadilhas mais frequentes e as necessidades mais fortes que povoam os ambientes empresariais brasileiros.

Segundo eles, uma das armadilhas é confundir o ambiente mais livre da internet com as exigências da vida profissional. Outra preocupação é com o tempo que vai ser gasto com cada uma das conversas, sejam faladas ou escritas. Afinal, as pessoas estão cada vez mais ocupadas com diversos tipos de informações que recebem diariamente. Por isso, outro desafio é conseguir se comunicar de forma clara e objetiva, com o cuidado de transmitir todas as informações necessárias, para não prolongar a troca de mensagens mais do que o necessário.

Ser breve e preciso
Doutora em filologia e mestre em linguística e semiótica pela USP (Universidade de São Paulo), a secretária executiva Cleonice Men da Silva Ramos observa que cada vez mais os executivos têm menos tempo, em razão do excesso de compromissos. Por isso, ela entende que a brevidade é uma das principais características desejáveis nos textos corporativos.
– Hoje, um profissional precisa ler centenas de correspondências on-line, por isso, a concisão é fundamental. Para ela, em geral, o ideal é que toda a introdução já esteja no assunto da mensagem e o desenvolvimento e a conclusão em apenas um parágrafo. Além de breve, é necessário que o autor seja extremamente claro e objetivo, para que o leitor possa entender imediatamente o que está sendo dito.
Cleonice destaca que antigamente era comum que um executivo ditasse uma carta para a secretária e depois o texto seria escrito e revisado antes de ser enviado. Hoje, o processo é imediato e, geralmente, o próprio dirigente vai ler, escrever a resposta e enviá-la.

 

Várias formas de falar
Sócio da empresa de consultoria Amrop Panelli Motta Cabrera, Ricardo Amatto afirma que o profissional que ocupa uma posição de liderança dentro de uma empresa precisa ser capaz de se comunicar bem com o maior número de pessoas possível dentro da estrutura da empresa.
– Ele precisa ter uma linguagem flexível, uma fala que seja capaz de ser clara e inspiradora para os trabalhadores que estão no chão de fábrica, outra para tratar com a sua equipe mais direta e uma terceira para reportar a situação ao conselho de administração – explica.
Para ele, essa habilidade deve estar presente tanto na hora de falar como na capacidade de escutar e entender as demandas de pessoas que ocupam diferentes posições dentro de uma corporação.

 

Conhecer especificidades de cada área
Um bom profissional precisa dominar as características do discurso e as expressões que são típicas do segmento em que ele atua.
– Existem termos técnicos que são característicos de determinado segmento, assim como diferentes culturas de organização e de forma de se comunicar – explica Ricardo Amatto.
O que existe em comum na maioria delas, no entanto, é a maior velocidade de comunicação, com um maior número de informações disponíveis e novas ferramentas para o contato entre as pessoas.
– Há alguns anos a videoconferência era um recurso bastante restrito, hoje é uma forma de comunicar bastante comum na maioria das organizações – completa Amatto.

 

Planejar o que dizer
Para a professora Marta Rêgo, a facilidade que a tecnologia propicia acaba fazendo com que os profissionais nem sempre planejem corretamente o que vão dizer. Muitas vezes, a pessoa inicia uma conversa profissional dentro de um programa de bate-papo on-line ou por telefone sem ter claro quais são os objetivos daquele contato.
– Além de saber escolher o melhor meio que vai utilizar, é preciso tratar todas as conversas de trabalho como se fossem reuniões, com o planejamento de metas, assuntos e forma de se comunicar. Não adianta ter todas as ferramentas na mão e não conseguir organizar o pensamento de forma eficiente – explica.

 

Saber escolher o meio a ser usado
O número de meios que podem ser usados para se comunicar é cada vez maior e, por isso, quem está em um ambiente de trabalho precisa saber escolher qual será a melhor ferramenta para se comunicar. Com experiência nas áreas de comunicação interpessoal, gestão de pessoas, liderança e trabalho em equipe, a professora Marta Rêgo, da UERJ (Universidade Estadual do Rio de Janeiro) e da FGV (Fundação Getulio Vargas), explica que a escolha do meio mais apropriado vai depender da situação, do momento e da própria cultura corporativa da empresa em que o profissional trabalha.
– A área de publicidade geralmente permite um nível maior de informalidade. Por outro lado, empresas europeias geralmente são mais formais – exemplifica.
Para ela, as novas ferramentas facilitam a comunicação na vida pessoal, mas ainda são um desafio dentro do ambiente de trabalho por conta disso.
– O uso da tecnologia mudou a maneira de estruturar o pensamento e, como a comunicação de tornou mais rápida, a possibilidade de cometer erros também se tornou maior. Nem todas as pessoas têm a inteligência emocional que uma comunicação mais rápida exige”, afirma.

 

A mínima formalidade
A professora de língua portuguesa da FIA (Fundação Instituto de Administração) Íris Gardino afirma que a linguagem do mundo dos negócios pode ser muito criativa e irreverente, mas destaca que é necessário saber qual é o grau de formalidade necessário para os comunicados de trabalho.
– Normalmente, as pessoas não recebem qualquer formação para lidar com essas situações. Alguns exageram em formalismos desnecessários e outros acabam escrevendo como se estivessem em um bate-papo com amigos – diz.
Ela cita como exemplo de informalidade excessiva o hábito que as pessoas desenvolvem na internet de abreviar o maior número de palavras possível, de termos vagos e imprecisos e o uso de formatações de texto menos convencionais, com o uso indiscriminado de fontes, cores de letras, caixa alta e itálico.

 

Cuidado com vícios
Uso excessivo de palavras em línguas estrangeiras que têm correspondência em português e de expressões imprecisas também prejudica a construção do texto, na opinião da professora Íris Gardino. Ela destaca o uso demasiado de forma indireta, que faz com que o autor se atrapalhe na concordância. O uso insistente de termos como “por conta de” e de expressões que não existem na língua formal ou que não fazem sentido, como “anexado”, “em anexo”, “junto com” e o uso indiscriminado de “onde” (não só para lugar, mas também para tempo).

 

Corretor ortográfico também falha
O cuidado com o próprio texto é importante no ambiente profissional. Íris Gardino destaca que muitas pessoas acabam cometendo erros por acreditar demais no uso de ferramentas como os revisores de texto que são oferecidos nos programas de edição de texto de computador.
– Além de não desenvolverem o hábito de escrever corretamente, essas pessoas acabam ficando sujeitas às falhas que esses programas apresentam – diz.
Ela cita como exemplo a acentuação de verbos e o uso de caixa alta após o emprego de dois pontos.

 

Trechos copiados podem comprometer o discurso
Muitas vezes, por preguiça ou dificuldade de escrever alguma explicação, o profissional opta por copiar um trecho que encontra em outro texto, muitas vezes retirado da internet. Para a professora Íris Gardino, além do risco de haver informações erradas, o trecho acrescentado também pode provocar uma divergência de estilo.
– O leitor acaba percebendo que a maneira de se expressar naquele trecho é diferente do restante do texto – diz.

 

Brincadeiras podem ser mal interpretadas
Professora na área de gestão de pessoas e doutora em psicologia do desenvolvimento humano, Celi Langhi diz que o clima de um ambiente de trabalho depende muito de sua cultura corporativa.
– Em um ambiente mais fechado, uma brincadeira pode gerar conflito, uma mensagem pode ser tratada erroneamente como agressividade ou até mesmo alguma forma de assédio – diz.
Ela explica que, em muitos casos, um ambiente assim acaba também gerando boatos.
– Na falta de uma informação clara, as pessoas imaginam o que pode estar acontecendo e interpretam com base nisso – acredita.
Para ela, o ideal é que as empresas tenham metas bem definidas, que a comunicação faça parte do planejamento estratégico e que a missão e valores sejam transmitidos aos trabalhadores com clareza.

 

Aprendendo a receber críticas
A professora Celi Langhi alerta que os profissionais devem estar preparados para ouvir a análise do trabalho deles, da mesma forma que conseguem falar sobre o trabalho dos outros.
– Muitas vezes, as pessoas não têm o devido preparo emocional para ouvir críticas, mesmo quando são comentários feitos para ajudar no desenvolvimento delas – explica.
Segundo ela, uma situação dessas pode acabar gerando conflitos dentro do ambiente de trabalho.

 

Cuidado não verbal
Para Celi, os profissionais muitas vezes se concentram apenas na parte verbal do discurso, mas esquecem que o gestual e a expressão corporal deles no momento que estão falando também vai gerar uma interpretação de quem está recebendo a mensagem.
– Um elogio feito de maneira displicente pode ser interpretado como uma ironia e vai causar o efeito inverso do pretendido – exemplifica.

 

Capacidade de aprofundamento
Os profissionais, em especial os mais jovens, devem estar atentos a sua capacidade de aprofundamento. Celi lembra que é cada vez maior o número de informações que uma pessoa consome por dia.
– No momento de fazer um relatório, por exemplo, o jovem precisa estar preparado para lidar com informações mais complexas. Eu costumo dizer aos meus alunos de MBA que, em alguns momentos, é importante que eles consigam aplicar as técnicas do método científico para produzir um conhecimento mais aprofundado – afirma.

 

Entender o que o interlocutor espera

O nível de aprofundamento ou de objetividade a ser usado por quem está escrevendo ou falando vai depender também do que espera o interlocutor. O diretor da empresa de consultoria Asap na busca e seleção de executivos para os mercados de Tecnologia de Informação, Telecomunicações e Internet, Danilo Calmon, afirma que é importante que um profissional tenha a capacidade de perceber o tipo de informações que o seu interlocutor espera e transmitir o que ele realmente necessita. Quem precisa de um relatório mais objetivo, pode considerar um mais detalhado como algo prolixo. Por outro lado, quem espera algo mais detalhista pode considerar um relatório mais objetivo como algo superficial.
– Desta forma um projeto vai ser mais bem recebido independentemente de sua qualidade técnica – opina.

Fonte: http://revistalingua.uol.com.br

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